「旺文社 広告部様」業務管理クラウド導入事例

教育系出版社として老舗となる旺文社 広告部様に、サイボウズ社の kintone を、開発パートナーのアイブリ株式会社と共同で、導入をご支援しました。

お客様の声

教育情報事業部 広告部 企画管理グループ  蓮見博人 様
教育情報事業部 広告部 広告営業グループ  柿添武文 様
教育情報事業部 広告部 企画管理グループ  國井智美 様
※2018年9月末までの所属組織

株式会社旺文社 教育情報事業部 広告部 広告営業グループ 柿添武文様

 

1.貴社の事業についてお教えください。

当社は創業87周年を迎える教育分野に特化した出版社です。

学習参考書や問題集・辞典や学校採用教材などの出版事業と、大学受験専門誌「螢雪時代」や大学情報サイト「パスナビ」の教育情報系事業などがあります。

kintone は「教育情報系事業」に関する部門の、業務改善や情報の一元化を目的として導入しました。

 

2.貴社が解決したかった課題を具体的にお教えください。

(蓮見)業務において、Excel へのデータ入力作業が随所に生じており、毎月の入力・確認作業に多くの時間と人員を費やすことがありました。つまり、時間的ロスや、業務の属人化、、ヒューマンエラーを生じるリスク等に課題がありました。

 

3.kintone 導入を決めた背景などお教えください。

(柿添)選択肢としては、既存のパッケージシステムに乗るか、自社の業務に寄せる形でカスタマイズするかの2択でした。

既存のパッケージシステムの場合、システムに自社業務を極端に寄せる必要があるため、学習コストを考慮すると当社にはハードルが高い印象でした。

一方で、kintone は「Excel をクラウド化しますね」と案内しても違和感のない、柔軟で使いやすそうなインターフェースで、カスタマイズが前提だったこともあり、「これなら営業や他スタッフも容易に理解できそう」ということになり、決定しました。

 

4.貴社の課題はどのように解決しましたか?また、どういう点が良かったですか?

(蓮見)Excel へのデータ入力作業が劇的に減りました。また、入力作業だけでなく、関連して生じていた他の細かな作業も不要になりました。数日かかっていた業務も大幅に改善され、入力業務はかなり短縮されました。業務における手入力での作業の割合を減らせたことで、ヒューマンエラーによるリスクも大きく減らすことに繋がりました

(柿添)営業チームとしては、案件受注時に kintone に情報を入力するだけで良くなったことが、メール送信の回数が減り、地味ですが効率化になりました。

(國井)企画管理チームとしては、様々な情報が一元化できたことで、管理のための管理が減り、ミスの防止にも繋がっています。

 

5.導入にあたりご苦労されたことをお教えください。

(柿添・國井)データの正規化です。入力の自由度が高いエクセルデータをすべて見直して kintone に入力しただけでなく、入力後のデータも全件チェックを行いました。kintone 上で過去のデータもすべてチェックしてメンテナンスする、といった地道な作業がとても大変でした。

 

6.現在の運用と今後について

(柿添)大きく3つのことを考えています。

(1) 情報のプラットフォーム化

(國井)進行管理やマニュアルを kintone に一元化することで、「kintone を見れば誰でも業務の状況がわかる」という状態にしたいと考えており、すでに部分的に着手し始めています。Kintone は、独自で細かくカスタマイズできるので、便利に活用しています。

(2) 属人化した案件対応の平準化

(國井)属人化していた業務が kintone に蓄積されていくことで、グループ内で可視化できるようになってきています。こうした情報がさらに貯まることで、業務の属人化を極力なくし、チームワークで業務がスムースにすすむようになることを期待しています。

(蓮見)業務の引き継ぎにおいても、例えば 3 ヶ月かかっていたような業務も、kintone に情報を寄せていくことで、今後はもっと短縮できるのではないかと考えています。

(3) 情報のオープン化

(柿添)会社全体が「情報は共有するもの」という方向に進んでいます。属人的な業務だと意図せずにブラックボックス化してしまうため、そういう状況をなくし、組織横断的なチームプレイでお客様に貢献するために、システムや運用ルールを整備しはじめています。

kintone はそのなかの重要な1つのプラットフォームとして考えており、今後はいまよりもっと多くのデータを kintone に集約し、チームプレイが活性化していくことになればいいと思っています。

概要

担当

kintone 導入をご支援しました。

ソリューション種別

業務支援

クライアント

お気軽にお問い合わせください。